Aduanasoft es un concepto integral de soluciones y servicios basados en las Tecnologías de la Información (TI), que ayudan en la operación de procesos de comercio exterior y de logística; el Ingeniero Eduardo Ramos, su Director General, nos comparte un análisis sobre el impacto que han tenido las TI en las operaciones aduaneras, basado en sus más de 23 años de experiencia, así como la propuesta para lograr un proceso con funcionamiento integral, que incluya toda la administración y la operación del comercio exterior de las IMMEX.
Anexo 77, todo está relacionado.
Las operaciones de comercio exterior durante al menos los últimos 5 años, han sufrido cambios relevantes debido a una tendencia no reversible y de gran impacto; Las Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Todo orientado a una eficiente operación aduanera.
La empresa de manufactura IMMEX, dentro de las actividades que realiza, debe dar cumplimiento a diversas leyes en materia de comercio exterior, las operaciones que realiza contienen entre muchos otros procesos, los siguientes:
1. Operaciones de comercio exterior de la empresa IMMEX, por medio de un agente aduanal (o representante legal), que deben cumplir con requisitos señalados en el anexo 22 de las RGCE, debiendo transmitir la información relacionada al Sistema Automatizado Aduanero Integral SAAI (MATCE) y al SAT, previo al despacho aduanero de las mercancías
2. La administración del Control de Inventarios (Anexo 24 RGCE); Se refiere a los requisitos mínimos que tiene que cumplir la empresa IMMEX, la cual deberá contar con un Sistema Automatizado donde se registren las importaciones temporales y su relación de descargos, a través de las exportaciones, dado que no hay una exigencia legal para la presentación de los reportes con periodicidad o fecha específica, es común que algunas empresas IMMEX, registren su información posteriormente a la realización del trámite.
3. Proceso de cumplimiento del Sistema de Control de Cuentas de Créditos y Garantías (SCCCyG), (Anexo 31 RGCE), para empresas certificadas en IVA/IEPS, el SAT les administra el registro automático de sus operaciones realizadas a través del SAAI-MATCE, la empresa IMMEX por su cuenta, debe contabilizar y comprobar los descargos, para ello deberá de mantener en su propio equipo un control para tener la información tal cual la tiene el SAT para poder presentar los reportes de descargos y no tener ninguna discrepancia que le pueda ocasionar problemas posteriores.
Cada uno de los procesos descritos anteriormente tienen marcadas diferencias, puesto que algunas actividades son realizadas antes, otras de manera posterior al despacho, algunas las realiza la agencia aduanal, otras la empresa IMMEX, incluso he encontrado que algunas empresas en su desesperación han creado un departamento, denominado “Anexo 31”, con personal contratado exclusivamente para este fin, todos los esfuerzos, que hace la empresa tienen el mismo propósito; dar cumplimiento a requisitos legales y evitar a toda costa una auditoria, o incumplimiento en materia de comercio exterior. Hoy cabe pensar que todo está orientado a la práctica de auditorías electrónicas, donde la autoridad tiene en su poder toda la información y cualquier desviación genera sospecha.
Recomendamos realizar un “Mapa de Procesos” con las actividades que se realizan para tener como resultado un “Proceso con funcionamiento integral que incluya toda la administración y la operación del comercio exterior de la IMMEX”, buscando unaoportunidad de mejora orientada a la eficiencia. Nuestra propuesta es simple, en lugar de multiplicar los esfuerzos, se haga una suma aritmética, generando el siguiente resultado: Anexo 22 + Anexo 24 + Anexo 31 = Anexo 77.
Esto significa que podemos tener herramientas informáticas, que, una vez alimentadas, nos puedan generar reportes para cumplimiento a los 3 anexos.
No menos importante es asegurar la alineación con el proceso de producción, para monitorear el estado que guarda el inventario y que la administración de todas las Operaciones de Comercio Exterior, (Anexo 77), refleje fielmente las entradas y salidas de mercancías de la empresa IMMEX, dado que hoy muchas empresas realizan corridas de producción por consumos de materias primas en tiempo real, pero la actualización de inventarios en comercio exterior utiliza el método tradicional a través de estructuras de partes, mejor conocido como “Bill de materiales”. Esto genera discrepancias importantes que con el paso del tiempo se van acumulando.
Para implementar el proceso del Anexo 77, se tienen al menos los siguientes desafíos:
1. Verificar que las operaciones del anexo 24 coincidan con el anexo 22.
2. Procurar sincronía entre la IMMEX con el Agente Aduanal, (o representante legal), al momento del despacho, para anticipar cualquier problemática.
3. Establecer un flujo de información para evitar en medida de lo posible dobles o triples esfuerzos de captura, reduciendo errores y retrasos.
4. Alinear el proceso de comercio exterior con el de producción.
5. Que el representante legal de la empresa supervise personalmente la operación, después de todo tiene mucha responsabilidad en todo el proceso.
6. Etc.
Un punto elemental es una evaluación diagnostica, que da como resultado información muy valiosa, fundamental para la elaboración de una solución integral a la medida, que puede contar con componentes correctivos, preventivos, con procesos con tecnología de información, revisión y restructura de información, incluso entrenamiento al personal, no se tiene que perder de vista una revisión a todos los procesos de negocio en comercio exterior, vigilando que estén debidamente documentados.
La empresa debe tomar en cuenta que todos los procesos son importantes y deben ser considerados procesos de negocio, todos tienen interacción entre sí, comprobando una vez más que “Todo está relacionado”.
NOTA: El Anexo 77 como tal no tiene fundamento legal alguno, es propuesto como una solución hipotética para fines de integración de la información.
